Basiseinrichtung: Erste Schritte mit Coboma

Die Basiseinrichtung von Coboma bedarf etwas Arbeit, ist aber eigentlich recht schnell erledigt. Die wichtigsten Schritte zu Beginn entnehmen Sie der folgenden Anleitung:

Nachdem Sie sich im Anmeldefenster Ihrer Coboma-Installation eingeloggt haben, gilt es, einige Einstellungen vorzunehmen.

1. Anpassen Ihres Inhaber-Logins / Mitarbeiter erfassen

Die für Sie gewählten Login Daten sind nur als einfaches Beispiel gedacht und genügen natürlich nur rudimentärsten Sicherheitsansprüchen. Darum empfiehlt es sich, diese als erstes zu ändern.

Unter dem Menüpunkt [Einstellungen] können Sie [Mitarbeiter] auswählen. Sie sehen hier den Eintrag, welcher unter Ihrem Namen erstellt wurde. Wenn Sie auf den Namen klicken, können Sie im dritten Tab (Einstellungen) ein Login und Passwort wählen. Dies ersetzt ihr bisheriges Login und Passwort, welches oben in diesem Mail steht.

Ebenfalls im Bereich [Mitarbeiter] können Sie, sofern benötigt, Ihre Mitarbeiter(-innen) erfassen. Klicken Sie dazu auf [+ Mitarbeiterin hinzufügen]. Beachten Sie, dass Sie allenfalls den Angestellten-Status auf "Mitarbeiter" setzen (Erklärungen zu den verschiedenen Logins finden Sie hier). Mitarbeiter haben dann nicht vollen Zugriff auf Statistiken, Einstellungen, etc.

Ebenfalls wichtig kann es sein, hier die Arbeitszeiten der Einzelnen zu hinterlegen. Gehen Sie dazu innerhalb des Mitarbeiter-Profils in das zweite Register [Tage/Stunden] und speichern Sie die Arbeitszeiten der einzelnen Tage ab. Dies erscheint dann im jeweiligen Kalender als (nicht) buchbare Zeit 

2. Arbeitsstations-Login einrichten

Wenn im Geschäft Mitarbeiter angestellt sind, sollte auf allen Geräten mit dem Arbeitsstations-Login gearbeitet werden. Dies gewährt nur Zugriff auf die wichtigsten Funktionen der Software welche für den täglichen Arbeitsablauf benötigt werden. Unter dem Menüpunkt [Einstellungen] können Sie unter [Grundeinstellungen] im Tab [Software] ganz oben die Logindaten hinterlegen. Wahlweise kann ebenfalls eine IP-Sperre eingerichtet werden, damit der Zugriff mit diesem Login nur innerhalb des Geschäftes möglich ist.

3. Grundeinstellungen prüfen

Unter dem Menüpunkt [Einstellungen] können Sie [Grundeinstellungen] auswählen. Auf diesen drei Seiten können Sie die Basis-Angaben (Adresse, Kontonummer, softwarespezifische Einstellungen und vieles mehr) erfassen.

4. Hinzufügen aller Dienstleistungen

Unter dem Menüpunkt [Einstellungen] können Sie [Dienstleistungen/Preise] auswählen. Auf dieser Seite können Sie als erstes die Gruppen erstellen, in welche Sie Ihre Angebote einteilen möchten und anschliessend die Dienstleistungen. Dies wird benötigt, damit Sie Ihr Angebot im Kalender eintragen und an Kunden an der Kasse verrechnen können.

5. Erfassen aller Hersteller/Produkte

Unter dem Menüpunkt [Produkte] können Sie [Produktübersicht] auswählen. Hier müssen Sie sämtliche von Ihnen angebotenen Produkte, eintragen. Dies ist notwendig, damit Sie diese an Kunden verrechnen können und die Software die Lagerbestands-Verwaltung für Sie übernehmen kann. Sollten Sie eine grosse Anzahl an Produkten haben, können Sie diese auch mit der Import-Funktion auf der [Import/Export] Seite importieren (oft erhält man problemlos eine Excel-Liste vom jeweiligen Lieferanten. So kann man sich einiges an Tipparbeit sparen).

6. Erfassen aller Kunden

Unter dem Menüpunkt [Kunden] können Sie mit [Kunde hinzufügen] einzelne Kunden anlegen. Sollten Sie eine grosse Anzahl an Kunden haben, können Sie diese auch mit der Import-Funktion auf der [Import/Export] Seite importieren. Sie können auf dieser Seite auch eine Excel-Vorlage herunterladen, damit Sie sehen wie die Import-Liste aufgebaut werden muss.

7. Restliche Einstellungen

Es gibt noch einige kleine Einstellungen, welche Sie tätigen und prüfen sollten. Am besten klicken Sie sich mit dem Inhaber-Login durch sämtliche Seiten durch und prüfen die Einstellungen. Das meiste ist ziemlich selbsterklärend. Beispielsweise sollten Sie die Einstellungen auf der [Erinnerungen] Seite prüfen, welche sich im Menüpunkt [Einstellungen] befindet. Hier können Sie einstellen, welche Art von Remindern Sie Ihren Kunden schicken möchten.

8. Los geht's

Ab sofort können Sie mit der Software loslegen und die Termine einbuchen.


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